Privacyverklaring

Privacy verklaring Filet Divers VZW

(versie 31.07.2018)

Als Filet Divers vzw verwerken wij in het kader van onze activiteiten persoonsgegevens van klanten (bezoekers Sociale Kruidenier), deelnemers aan activiteiten, (vrijwillige) medewerkers, leveranciers en andere contactpersonen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over personen aan de hand waarvan die personen identificeerbaar zijn zoals bijvoorbeeld een naam, een adres of gegevens over de samenstelling van een gezin.

In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we bijhouden, waarom we die gegevens bijhouden en wat u kan doen wanneer u niet akkoord bent met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.
We behouden ons het recht voor deze verklaring steeds te wijzigen. De actuele versie van deze verklaring kan u altijd terugvinden op onze website.

Contactgegevens

Wij proberen altijd zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens maar kunnen begrijpen dat u soms toch nog vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Met vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of met vragen over deze privacyverklaring kan u dan ook steeds terecht bij onze verwerkingsverantwoordelijke:

Yves Bocklandt
Coördinator
Rolwagenstraat 49 2018 Antwerpen
Yves.bocklandt@filetdivers.be
Tel: 03 226 13 93

Persoonsgegevens die we bijhouden en verwerken:

Wij houden de volgende persoonsgegevens bij:

• persoonlijke en financiële gegevens van onze werknemers en stagiairs in zoverre noodzakelijk om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst resp. de stageovereenkomst;
• het bankrekeningnummer van medewerkers in zoverre noodzakelijk voor de terugbetaling van onkostennota’s;
• de naam en contactgegevens van mensen die deelnemen aan onze activiteiten en/of gebruikmaken van onze diensten
• contact- en betaalgegevens van onze leveranciers en doorverwijzende organisaties
• de naam en professionele contactgegevens van contactpersonen die hun gegevens aan ons verstrekt hebben en in zoverre die gegevens relevant voor de ontplooiing van onze activiteiten zoals omschreven in de statuten van de vzw;
• de naam en mailadres van mensen die inschrijven op onze algemene verzendlijst voor aankondigingen, oproepen, bekendmakingen ed. .
• Persoonsgegevens van deelnemers aan het deelproject ‘Filet Divers Kompas’ in zoverre deze noodzakelijk zijn in het kader van de opleiding en samenwerking met VDAB en CBE.
• Persoonsgegevens van de vrijwillige medewerkers in zoverre dit noodzakelijk is voor het zoeken naar een geschikte functie, de uitoefening van hun vrijwilligerswerk en hieraan gekoppelde verzekering
• Persoonsgegevens van bestuurders in zoverre dit wettelijk verplicht is en noodzakelijk voor de uitvoering van hun functie.

Wij gebruiken deze gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor u ons die gegevens verstrekt heeft of de reden waarom wij die gegevens verzameld hebben. Wij gebruiken die gegevens niet voor andere doeleinden.

Verstrekking van uw gegevens aan anderen

Als het noodzakelijk is voor de doelen die we hierboven opsomden kunnen wij uw persoonsgegevens ook oorgeven aan een derde partij.

Zo maken wij op dit moment gebruik van een derde partij voor

• het verzorgen van onze IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, mailverkeer, …);
• het verzorgen (en verspreiden) van uitnodigingen, aankondigingen en bekendmakingen.
• het verzorgen van de loonverwerking en personeelsadministratie.
• Publicatie bestuurders in het Belgisch Staatsblad
• De uitvoering van het project ‘Filet Divers Kompas’

We hebben uiteraard de nodige afspraken gemaakt met deze partijen (verwerkers van uw gegevens) over de beveiliging van uw persoonsgegevens. Die afspraken zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden of in een zogenaamde verwerkingsovereenkomst die nauwkeurig bepaalt wat de andere partij met uw gegevens mag doen.

Los van deze partijen zullen wij uw persoonsgegevens nooit aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Wij geven uw gegevens uiteraard ook nooit door aan derden die gelegen zijn buiten de Europese Unie.

Uitzonderlijk kunnen wij ook uw persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. U kan die toestemming ook altijd intrekken. Die intrekking kan echter het doorgeven van gegevens in het verleden niet ongedaan maken.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk vereist of noodzakelijk voor het doel waarvoor u ons deze gegevens hebt verstrekt namelijk:

• wat betreft de persoonsgegevens van personeelsleden, sociaal tewerkgestelden, vrijwilligers, bestuurders en stagiairs: de termijn dat u door ons tewerkgesteld bent of bij ons actief bent;
• wat betreft de persoonsgegevens van contactpersonen: de termijn waarbinnen u contacten onderhoudt met onze vzw;
• wat betreft de persoonsgegevens van onze klanten: de termijn noodzakelijk om uitvoering te geven aan de overeenkomst;
• wat betreft de persoonsgegevens van deelnemers aan onze activiteiten : de termijn noodzakelijk voor het goede verloop van de activiteit en het afleveren van eventuele bewijzen en attesten.
• wat betreft de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de correctheid van onze boekhouding te garanderen: 7 jaar.

Uw recht op inzage, verbetering of verwijdering

U hebt steeds recht op inzage en recht op verbetering of verwijdering van uw persoonsgegevens uit onze bestanden. Hiervoor kan u contact opnemen met :

Yves Bocklandt
Coördinator
Rolwagenstraat 49 2018 Antwerpen
Yves.bocklandt@filetdivers.be
Tel: 03 226 13 93

U hebt ook het recht ons te vragen uw gegevens over te dragen aan uzelf of aan een andere partij. Voordat wij uw gegevens ook daadwerkelijk overdragen kunnen wij wel vragen u te identificeren.

Klachten?

Hebt u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons? Neem dan zeker contact met ons op. De contactgegevens van onze verwerkingsverantwoordelijke vindt u hierboven terug.
Konden we u niet verder helpen of blijft u ontevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Dan kan u steeds contact opnemen met de Privacycommissie.